HAFTUNG UND RECHT
Wie lange muss ich das behalten?
Text: Uwe Czier | Foto (Header): © Oleksandr – stock. adobe.com
Die verschiedenen Arbeiten am Bauhof und in der Gemeinde müssen dokumentiert werden. Diese Aufzeichnungen gilt es dann aufzuheben, ebenso wie Ausschreibungen. Welche Fristen gelten hier – und gibt es Unterschiede zwischen Papier und digitalen Dokumenten?
Auszug aus:
der bauhofLeiter
Ausgabe Februar 2025
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Bauhöfe haben vielfältige Aufgaben zu bewältigen. Doch ob Bau- oder Handwerkstätigkeiten, ob Winterdienst oder Grünpflege: All diese Aufgaben werden von umfassenden Dokumentationspflichten und anderen Verwaltungstätigkeiten begleitet. Dazu gehören Verträge, Ausschreibungen sowie Rechnungen, aber auch Protokolle und andere Dokumentationen.
Problematisch in der Praxis: Unterschiedliche Tätigkeiten unterliegen verschiedenen Rechtsgebieten. Steuerliche Pflichten sind genauso zu beachten wie arbeitsrechtliche Vorgaben. Das Arbeitsschutzrecht enthält genauso Fristen wie das Vertrags-und Vergaberecht oder das Haftungsrecht. Es gibt zwar eine Zusammenstellung von Aufbewahrungsfristen der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement. Diese ist aber zum einen über 15 Jahre alt und enthält zum anderen kaum Angaben, die ein Bauhof verwenden kann.
Umsatzsteuer
Nimmt der Bauhof ab 1. Januar 2025 Tätigkeiten wahr, die auch von Privatunternehmen übernommen werden könnten, also der Erzielung von Einnahmen dienen, sind seine Leistungen umsatzsteuerpflichtig. Das ist etwa der Fall, wenn er auf einem Privatgelände gegen ein Entgelt den Winterdienst übernimmt oder Weihnachtsbäume verkauft. Damit ist der Bauhof an die steuerlichen Aufbewahrungsfristen gebunden (siehe Tabelle unten).
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der betroffene Vorgang abgeschlossen wurde, also beispielsweise die Schlussabrechnung gemacht wurde, oder strittige Abrechnungssachverhalte, die steuerlich relevant sind, endgültig geklärt wurden. Die Aufbewahrungsfrist läuft jedoch nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.
Die Festsetzungsfrist beginnt grundsätzlich mit Ablauf des Jahrs, in dem die Steuer entstanden ist; wenn eine Steuererklärung oder eine Steueranmeldung einzureichen ist, beginnt sie erst mit Ablauf des Kalenderjahrs, in dem die Steuererklärung eingereicht worden ist. Wenn eine Steuererklärung oder eine Steueranmeldung entgegen der gesetzlichen Verpflichtung nicht abgegeben worden ist, beginnt die Festsetzungsfrist mit Ablauf des dritten Jahrs, das auf das Jahr der Steuerentstehung folgt. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ausstellung der Rechnung oder nach Abschluss der Leistung.
Ausschreibung und Vergabe
Die Vergabeverordnung gibt eine Mindestaufbewahrungsfrist von Unterlagen, die einem Vergabeverfahren zugrunde lagen, von drei Jahren ab dem Tag der Zuschlagserteilung vor. Zu empfehlen ist jedoch, Unterlagen für die gesamte Vertragslaufzeit bzw. mindestens bis zur Abwicklung des Auftrags aufzuheben. Sollte es später zu Streitigkeiten über den Inhalt der Vergabe kommen, kann so nicht nur rechtlich, sondern auch bei schlechter Ausführung gegenüber den Gremien und der Öffentlichkeit nachgewiesen werden, dass die Voraussetzungen des Zuschlags an einen bestimmten Auftragnehmer vorlagen.
Steuerliche Aufbewahrungsfristen
Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lage berichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsanweisungen: | 10 Jahre |
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe (Schriftwechsel mit Auftraggebern): | 6 Jahre |
Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (Schriftwechsel mit Auftraggebern): | 6 Jahre |
Buchungsbelege oder digitale Buchungsnachweise: | 8 Jahre |
Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind: | 6 Jahre |
Haftung und Schadensersatz
Am Bauhof können Schäden genauso entstehen, wie sie vom Bauhof selbst verursacht werden können. Um Schäden geltend zu machen oder Forderungen abzuwehren, muss man belegen können, dass die Schäden durch einen Dritten verursacht worden sind bzw. der Schaden nicht durch eigenes Verschulden entstanden ist.
Die regelmäßige Verjährungsfrist nach dem Zivilrecht beträgt drei Jahre, bei Bauleistungen aufgrund der VOB/ B vier Jahre, soweit für Sachmängel nicht anders vereinbart. Die Frist beginnt bei Bauleistungen mit der Abnahme der gesamten Leistung, in anderen Fällen mit Ablauf des Jahrs, in dem der Anspruch auf Schadensersatz entstanden ist oder ein Haftungsanspruch geltend gemacht wurde. Nachweise für Schäden sind insbesondere durch Verträge, Dokumentationen und Abnahmeprotokolle zu erbringen.
Arbeitsrecht und Arbeitsschutzrecht
Im Arbeitsrecht müssen Informationen über geleistete Arbeitsstunden von gesetzlich Versicherten mit Lohnnachweis fünf Jahre aufbewahrt werden. Im Arbeitsschutzrecht gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen (siehe Tabelle rechts).
Straßenbau und Beitragsrecht
Beiträge für die Errichtung einer Straße sind erst zu entrichten, wenn die Straße fertiggestellt ist. Was Fertigstellung bedeutet, ergibt sich insbesondere aus der Regelung in der Erschließungsbeitragsatzung über die Merkmale der endgültigen Herstellung einer Erschließungsanlage. Nach ständiger Rechtsprechung tritt bei einer Anbaustraße die endgültige Herstellung (erst) dann ein, wenn sie endgültig technisch fertiggestellt ist, d. h. dem gemeindlichen Bauprogramm für die flächenmäßigen und sonstigen Teileinrichtungen sowie dem technischen Ausbauprogramm vollständig entspricht.
Daher sind die Bauunterlagen für Straßen als Grundlage für die Erhebung der Erschließungsbeiträge bis zur endgültigen Herstellung der Straße und bis zur endgültigen Abrechnung aufzubewahren, um im Falle eines Gerichtsverfahrens die Kosten und den Herstellungszustand der Straße nachweisen zu können. Die Unterlagen dürfen nicht vor Rechtskraft des letzten Kostenbescheids vernichtet werden.
Dokumente digital aufbewahren
Grundsätzlich können alle Dokumente, die zu Nachweiszwecken benötigt werden, auch digital aufbewahrt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass die Aufbewahrung so geschieht, dass:
- die Datensicherheit gewährleistet ist (keine nachträgliche Änderung durch Unbefugte; Dokumentation von Änderungen mit Datum und Nachweis, wer die Änderung vorgenommen hat).
- die Daten so gespeichert sind, dass sie insbesondere für Kontrollen und Überprüfungen zugänglich sind und bei Bedarf an die Kontrollbehörden übermittelt werden können.
- die Dokumente jederzeit zugänglich und gegen Datenverlust abgesichert sind, z. B. durch eine redundante Speicherung.
Unterlagen von bleibendem Wert
Unterlagen von bleibendem Wert (Archivgut) werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen dauerhaft in Archive übernommen und dort aufbewahrt. Zu den Unterlagen von bleibendem Wert gehören alle Unterlagen, die wegen ihrer politischen, rechtlichen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Inhalte besondere Bedeutung haben, für die Erforschung und das Verständnis von Geschichte und Gegenwart wichtig sind oder nach einer Rechtsvorschrift bzw. Vereinbarung dauerhaft aufzubewahren sind. Ob Unterlagen zu archivieren sind, entscheidet das zuständige Archiv. Für geeignete Unterlagen besteht deshalb, was für den Bauhof wichtig ist, nur eine Vorlagepflicht an das Archiv. Infrage kommen z. B. Dokumente zu Arbeiten an einer wichtigen Umgehungsstraße.
Aufbewahrungspflichten nach Arbeitsschutzrecht
Arbeitsschutzunterweisung für alle Mitarbeitenden | 2 Jahre |
Bedienungs- und Gebrauchsanleitungen | bis zur nachweislichen Verschrottung technischer Geräte und Arbeitsmittel oder Aussonderung |
Betriebsanweisungen für Gefahrstoffe und Tätigkeiten mit Gefahrstoffen | für nicht mehr verwendete Stoffe 10 Jahre nach der letzten Verwendung |
Gefährdungsbeurteilung | Empfehlung: nicht mehr gültige Unterlagen 10 Jahre |
Gerätebücher | bis zur nachweislichen Verschrottung oder Aussonderung |
Prüfberichte für Geräte und Arbeitsmittel | bis zur folgenden Prüfung |
Prüfberichte für Fahrzeuge (Hauptuntersuchung, Sicherheits prüfung, Zwischenuntersuchung, Bremssonderuntersuchung) | bis zur folgenden Prüfung |
Unfallanzeigen | 5 Jahre |
Der Autor
Uwe Czier Ist bei der Stadtverwaltung Stuttgart in unterschiedlichen Funktionen in den Bereichen Öffentliche Sicherheit, Straßenrecht und allgemeine Verwaltung tätig. Er ist nebenberuflich in der Erwachsenenbildung und journalistisch tätig.