Erfahrungsberichte und Interviews

Eine Frage der Zeit

Text: Sonja Mayer | Foto (Header): © Suelzengenappel – stock.adobe.com

Laut einer aktuellen Umfrage ist fehlendes Budget das Haupthindernis für die Digitalisierung vieler Bauhöfe. Verantwortliche haben jedoch noch weitere Hürden zu meistern – eine Bestandsaufnahme mit Tipps aus der Branche.

Auszug aus:

der bauhofLeiter
Ausgabe April 2022
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Gute Ideen scheitern häufig am Geld – fehlende finanzielle Mittel sind auch bei der Umfrage 2020 des Verbands kommunaler Unternehmen (VKU) Thema. So ergab der Rücklauf aus 184 Baubetriebshöfen, dass 28 Prozent der befragten Baubetriebshöfe mit fehlendem Budget kämpfen und 11 Prozent keine finanzielle Förderung erhalten, um die Digitalisierung voranzutreiben. Allerdings wurde auch häufig „fehlende Software“ angegeben (22 Prozent) und 21 Prozent der Befragten kreuzten „sonstige Gründe“ an. Nimmt man die „fehlende Bereitschaft der Mitarbeitenden“ mit 18 Prozent noch dazu, hat mangelnde Digitalisierung an Bauhöfen offenbar mehrheitlich andere Ursachen als fehlende finanzielle Mittel.

 

Faktor Bauhof

Was verstehen wir eigentlich unter Digitalisierung, was ist ein digitaler Bauhof? „Eine Kommunikation per E-Mail ist streng genommen auch bereits Digitalisierung“, sagt auch Martin Weißer, Vorsitzender des Arbeitskreises Baubetriebshöfe im VKU und mit 25-jähriger Führungserfahrung in Bauhöfen, und erklärt: „Wir sprechen aber bei Digitalisierung von konkreter Bauhof-Software und Apps, mit denen die Prozesse in digitaler Form durchgeführt, gesteuert und vernetzt werden können.“ Tobias Wilms, Berater beim Kommunalberater INFA (Institut für Abfall, Abwasser und Infrastruktur-Management) und ehemaliger Bauhofleiter, geht noch weiter: „Das Ziel einer Digitalisierung ist heute, dass eine einmalige Dateneingabe automatisch dort zur Verfügung steht, wo und in welcher Form diese benötigt wird und dadurch im Endeffekt Ressourcen einspart. Eine digital erfasste Spielplatzkontrolle führt dann dazu, dass Mängel zeitnah behoben werden und die Leitung auswerten kann, welche Mängel an bestimmten Geräten und Örtlichkeiten häufiger auftreten. Außerdem muss diese auf Knopfdruck einen Nachweis über Tatsache und Umfang der durchgeführten Kontrolle erstellen können, wenn es im Schadensfall zu Haftungsfragen kommt.“

Um ein solches Ergebnis zu erreichen, bietet INFA ein komplettes Begleitprogramm mit Ist- und Soll-Situation, dem Sichten passender Software sowie Information und Kommunikation der Mitarbeitenden in allen Prozessphasen an. Für große kommunale Servicebetriebe eine sinnvolle Investition, für mittlere und kleinere Bauhöfe selten erschwinglich und wohl auch nicht unbedingt notwendig. Spielplatzkontrolleur Frieder Fischer überspitzt: „Was soll, ganz praktisch gesprochen, ein Bauhof, der einen Spielplatz zu kontrollieren hat, mit einer entsprechenden App? Die Mitarbeitenden sind mit Stift und Zettel ziemlich sicher genauso schnell, wenn nicht gar schneller durch.“

Zu den vielen Bauhöfen in Deutschland, die sich größentechnisch zwischen den oben genannten Beispielen bewegen, meint Wilms: „Ein Bauhof, der alle typischen Tätigkeiten in der Gemeinde selbst durchführt, hat grundsätzlich andere Bedürfnisse als ein Bauhof, der einige Bereiche fremdvergeben oder nicht als Regiebetrieb geführt wird. An einer Überprüfung, ob und wo Digitalisierung Sinn macht, kommt aber kaum ein Bauhof vorbei.“

Ein größeres Hindernis sieht Weißer in der Abstimmung mit der bereits vorhandenen Software in der Verwaltung. „Ich kann als Baubetriebshof nicht autark arbeiten, zur effizienten Nutzung von Softwareprodukten gilt es digitale Prozesse über funktionierende Schnittstellen innerhalb der Gesamtverwaltung zu optimieren. Außerdem müssen Datenschutzbestimmungen beachtet werden. Das heißt, ich muss mir im Vorfeld genau überlegen, welches Ziel ich verfolge und wo konkret digitale Module Sinn machen.“

Vor diesem Hintergrund sollten sich Bauhofverantwortliche in einer ersten Bestandsaufnahme folgende Fragen stellen:

  • Welche Aufgaben führt der Bauhof aus?
  • Wie viele Mitarbeitende hat der Betrieb aktuell?
  • Gibt es künftig Aufgaben, die dazukommen oder wegfallen (z. B. eigene Fahrzeugwerkstatt versus Fremdwerkstatt)?
  • Gibt es Bestrebungen, den Bauhof mit anderen in der Umgebung zusammenzulegen? Was verändert sich dadurch in naher Zukunft?
  • Gibt es bereits Software im eigenen Haus bzw. in der Verwaltung, mit der eine etwaige digitale Lösung kompatibel sein muss?
  • In welchen Bereichen wird also eine Digitallösung benötigt und macht aus heutiger Sicht auch künftig Sinn?

Faktor Mensch

21 Prozent der Befragten aus der VKU-Umfrage gaben an, ihre Mitarbeitenden seien nicht bereit für die Digitalisierung. Zwei andere Zahlen aus der Umfrage unterstreichen das: Mehr als 46 Prozent der Mitarbeitenden sind über 50, elf Prozent sogar über 60 Jahre alt. Bedenken der älteren Mitarbeitenden mögen in vielen Bauhöfen ein Hindernisgrund sein, können laut Berater Wilms während der Projektumsetzung aber erfahrungsgemäß ausgeschaltet werden. Dieser Erfahrung tragen Softwareanbieter Rechnung, die ihre Applikationen normalerweise mit entsprechenden Schulungen verkaufen.

Bauhofleiter Walter Kreutle, dessen über 40-köpfiger Bauhof in Ehingen bei Ulm kürzlich auf die Leistungserfassung per Handy umgestellt hat, weiß aus eigener Erfahrung Gutes davon zu berichten. Kreutle: „Wichtig war, während der Umstellung Ruhe auszustrahlen. Nach dem Motto: Ihr könnt nichts falsch machen und wir üben das einfach so lange, bis es passt. Es klappte dann nach einer Zeit auch bei denen, die anfangs sehr zögerlich waren.“ Bedenken wegen einer möglichen Dauerüberwachung steuern Softwarefirmen übrigens mit entsprechenden Anpassungen entgegen: Bei der App von EineStadt sind zum Beispiel bei Kontrollen keine genauen Zeitangaben, sondern nur das Datum vermerkt. Die Mitarbeitenden hätten sich ansonsten zu kontrolliert gefühlt, so der Hersteller.

Nicht nur die Mitarbeitenden im Bauhof müssen mitziehen, genauso entscheidend ist die Unterstützung der Gemeindeverantwortlichen. Mehrere Teilnehmende des FORUM-Lehrgangs zur Bauhofleitung vom März 2022 sprachen von dem entscheidenden Kick. Ein Teilnehmer stellvertretend: „Wir hatten bis vor Kurzem einen Bürgermeister, der nichts mit Technik und Digitalisierung am Hut hatte. Jetzt haben wir einen jüngeren und der steht absolut hinter der digitalen Umstellung.“ Nicht zu vergessen: Auch die eigene Haltung spielt eine große Rolle. Wilms: „Je überzeugter Bauhofverantwortliche selbst von der technischen Umstellung sind, desto schneller und leichter gelingt diese.“

Entsprechend sollten Verantwortliche folgende Fragen für sich beantworten:

  • Welcher meiner Mitarbeitenden ist digitalen Projekten aufgeschlossen?
  • Was könnte getan werden, die Skeptiker zu überzeugen?
  • Wer kann diesen während der Umstellung bei Problemen konkret helfen?
  • Wie stehen meine Vorgesetzten zur Digitalisierung, von wem kann ich welche Hilfe bekommen?
  • Nicht zuletzt: Wie stehe ich selbst zur Digitalisierung?

Michael Lodes,
Geschäftsführer EineStadt GbR,
https://www.einestadt.com

EineStadt ist eine Objektverwaltungssoftware für Smartphones. Einsatzbereiche: Kontrollen von Bäumen, Spielplätzen, Mülleimern, Hundetoiletten, Straßenbeleuchtung, Friedhofsverwaltung, Fuhrparkmanagement oder Verkehrszeichen.

Herr Lodes, wie kam es zur Idee Ihrer App?

Ich bin 2015 als GIS-Administrator und Vermesser bei der Stadtverwaltung Schwabmünchen angestellt worden. Hier sollte ich neben den GIS-Tätigkeiten unter anderem die praktische Arbeit der Mitarbeitenden mit digitalen Helfern unterstützen. Dazu gehörten zum einen Outdoor-Smartphones oder Tablets, zum anderen die geeignete App dazu.

Da es damals noch keine für uns passende Lösung dafür gab, habe ich zusammen mit den Grünamtsmitarbeitenden eine eigene Lösung selbst entwickelt – anfangs aber nur für die Baumkontrolle. Daraufhin meldeten sich andere Abteilungen bei mir, die diese App auch gerne für ihren Bereich nutzen würden. Schnell wurde die App ausgeweitet auf die Kontrolle und Wartung der Spielplätze, Mülleimer, Sitzgelegenheiten, Grünflächen, Straßenbeleuchtung, des Abwasser- und Trinkwassersystems und vieles mehr.

Nachdem sich 2017 Nachbargemeinden meldeten, die von der neuartigen App in der Zeitung gelesen hatten und fragten, ob man die Lösung auch bei ihnen einsetzen kann, tat ich mich mit einem früheren Schulfreund zusammen und wir gründeten die Firma „EineStadt“, um die App gewerblich zu vertreiben.

Warum sind Sie überzeugt davon, dass Ihre App vielen Gemeinden, die je nach Größe und Aufgabenbereichen ja ganz unterschiedliche Strukturen haben, helfen kann?

Die App ist von Anfang an individualisierbar an die Bedürfnisse des jeweiligen Kunden. Ob das nun ein Bauhof mit drei Mitarbeitenden ist oder eine Autobahndirektion, die mehrere Millionen Bäume zu verwalten hat – die App lässt sich von uns bei einem ersten Kundengespräch genau auf die Bedürfnisse anpassen, wird dann zusammen mit dem Kunden getestet und bei Bedarf noch einmal angepasst.

Wie waren die ersten Rückmeldungen der Kunden?

Die ersten Kunden gaben uns positives Feedback, hatten aber natürlich noch einige Verbesserungen. Da jede Kommune und jeder Bauhof etwas anders arbeitet, haben wir uns dazu entschieden, den „Arbeitsablauf“ in der App frei gestaltbar zu machen, sodass der Bauhof die Reihenfolge seiner Tätigkeiten nicht an die App anpassen muss, sondern andersherum.

Inwieweit ist Ihre App adaptierbar?

Falls ein Kunde einen dringenden Wunsch hat, wird dieser von unserer Entwicklung geprüft und gegebenenfalls mit den Wünschen von anderen Kunden abgeglichen. In den meisten Fällen bekommt der Kunde seinen Wunsch von uns kostenlos entwickelt. Es gibt aber auch Kunden, die sehr spezielle Wünsche haben. Der Aufwand, diesen Wunsch umzusetzen, wird von uns dann abgeschätzt und dem Kunden ein Angebot zugeschickt. Dadurch sind auch Features zustande gekommen wie eine Zeit- und Materialerfassung der einzelnen Mitarbeitenden. Sobald die App geöffnet wird, kann eine Startzeit, Pausen und eine Endzeit eingetragen werden. Benötigte Materialien und Fahrzeuge können ebenfalls sehr einfach erfasst werden.

Wann ist ein Einsatz der App in einer Kommune aus Ihrer Sicht nicht sinnvoll?

Schwierig wird es unserer Erfahrung nach, wenn sich ein Bauhof für unsere Lösung entscheidet, er aber die finanzielle Zusage für die Nutzung der App von allen Verwaltungsgemeinschaftsmitgliedern braucht. Hier geriet der Beschaffungsprozess oft ins Stocken und es kam zu keinem Kauf – zum Leidwesen des interessierten Bauhofs.

Gibt es noch weitere Angebote für Bauhöfe, an denen Sie aktuell arbeiten?

Ja, wir testen gerade den ersten Einsatz unserer App, den Winterdienst und die Straßenkontrolle zu dokumentieren. Hier wird Smartphone oder Tablet in eine Halterung in der Windschutzscheibe gehängt, die App gestartet und dann automatisch aufgezeichnet, zu welcher Tages- oder Nachtzeit ein Mitarbeitender sich auf der Straße befand. Dadurch ist der Bauhof rechtlich abgesichert, falls es einmal zu einem Personen- oder Sachschaden auf einem der Verkehrswege kommen sollte.

Das Ganze erfolgt datenschutzgerecht – sobald ein Mitarbeitender die Straße verlässt, wird die Aufzeichnung automatisch gestoppt. Das war den Bauhofmitarbeitenden wichtig.

Faktor Zeit

„Eine digitale Umstellung kostet vor allem eines: viel Zeit und viel mehr Zeit, als man anfänglich dachte“, sagt Kreutle, obwohl die Auswahl der Software bei ihm durch die Verwaltung vorgegeben gewesen war. Die Gemeinde Ehingen hatte bereits die Software mpsARES im Einsatz. Aber: „Es dauerte alles viel, viel länger. Die Beratung, die Schulungen, die Erklärungen, die Testphase. Jetzt, Anfang des Jahres, liefen manuelle und digitale Erfassung auch noch nebeneinander, um Fehlerquellen zu identifizieren und abstellen zu können. Wenn es einmal läuft, dann ist es eine tolle Sache, aber bis dahin ist es vor allem eines: unglaublich viel Arbeit“, resümiert Kreutle.

Der zeitliche Aufwand ist aber nicht nur bei Bauhofverantwortlichen oder der Gemeinde groß, sondern auch bei den Softwareanbietern, geht aus den exemplarischen Interviews mit Gernot Fess von Zeitpad und Michael Lodes von EineStadt hervor. Zudem ist eine App nicht fertig, sondern benötigt ständige Optimierung (siehe Interviews).

Auch aus vielen Gesprächen mit Bauhofverantwortlichen ergeben sich beim zeitlichen Faktor folgende Fragen:

  • Hat man als Verantwortlicher generell und, wenn ja, wie viel Zeit, um sich mit dem Digitalisierungsprojekt zu beschäftigen?
  • Wird weiteres Personal benötigt, wenn ja, mit welcher Qualifikation und für welchen Zeitraum?

Zudem benötigt man Zeit für:

  • die Überzeugung der Gemeindeverantwortlichen
  • das Erstellen des Anforderungskatalogs, was im Bauhof digitalisiert werden soll
  • das Aussuchen der geeigneten Software
  • Fragen und Probleme während der Umsetzungs- und Erprobungsphase
  • die Phase nach der Realisierung, um neue Arbeitsprozesse und Software immer neuerlich abzustimmen

Gernot Fess, Geschäftsführer Contron
Computer Animation GmbH,
www.zeitpad.de

Zeitpad ist eine App für das iPad. Einsatzbereiche: Sicherheitsbegehungen, Routinekontrollen von Kinderspielplätzen, Straßenschäden oder Baumkontrollen.

Herr Fess, wie kam es zu Zeitpad?

Als wir 2011 das Zeitpad konzipierten, ging es in erster Linie darum, den Aufwand einer Verkehrsflächenreinigung gerichtskonform und revisionssicher mit einem Tablet zu erfassen und daraus einen automatisierten Bericht zu generieren. Die Motivation und auch die Vision waren, eine Softwarelösung zu entwickeln, welche genau das macht, was Ihre Aufgabe ist – nicht mehr und nicht weniger. Ein Kunde im fortgeschrittenen Alter hat uns gesagt, er bedient nichts, „was komplizierter ist als eine Parkuhr“. Das war unsere Vorgabe. Soll ein Baum kontrolliert werden, dann soll das Zeitpad genau diese Aufgabe erfüllen. Soll ein Spielgerät kontrolliert werden, sollen genau die benötigten Abfragen kommen und keine Fragen zu einem Baum. Und das Ganze muss einfach und intuitiv bedient werden können.

Warum sind Sie überzeugt davon, dass Ihre Software vielen Gemeinden, die je nach Größe und Aufgabenbereiche ja ganz unterschiedliche Strukturen haben, helfen kann?

Egal wie groß die Gemeinde ist, hat sie in vielen Bereichen die gleichen Aufgaben zu lösen. Nur ist der Umfang der Arbeit und die Anzahl der Mitarbeitenden unterschiedlich. Ob jetzt bei einer kleineren Gemeinde eine Person zehn Spielplätze regelmäßig kontrollieren muss oder eine andere Gemeinde 500 Spielplätze mit 20 Leuten kontrolliert, ändert erst mal die Vorgehensweise für den einzelnen Mitarbeitenden nicht. Er muss eine Kontrolle an einem Objekt durchführen, Mängel erkennen, diese dokumentieren und dabei die rechtlichen Vorgaben beachten. Für die verschiedensten Arten von Kontrollen hat das Zeitpad angepasste Module, welche den Nutzer Schritt für Schritt durch die Kontrolle führt und dabei alle eingegeben Daten, wie Bilder, Texte und Checkboxen, digital und revisionssicher erfasst und zentral speichert.

Wie war das erste Feedback?

Von Anfang an hatten wir Partnerstädte, zum Beispiel Graz, und Rückmeldungen von Kontrolleuren, die uns genau gesagt haben, was für sie wichtig ist und wie so eine Software funktionieren muss. Da geht es nicht nur um die Art, wie die Software bedient wird, sondern auch, wie sich das Ganze im Winter, nachts oder im Regen überhaupt nutzen lässt. In vielen Städten und Kommunen sind die Bauhöfe verantwortlich für die Kontrollen. Deshalb erleben wir vor allem von den Mitarbeitenden der Bauhöfe viele Rückmeldungen. Viele der Ideen zur Software kommen von ihnen. Dabei nutzen sie die Möglichkeit, mich direkt über Handy, WhatsApp oder Mail zu kontaktieren und Ideen und Verbesserungen mit mir durchzusprechen.

Was haben Sie aufgrund Ihres Austauschs in der Software geändert?

Viele Funktionen sind dazugekommen. Zum Beispiel kann jetzt vermerkt werden, dass ein Schlagloch bereits einmal aufgenommen wurde. Oder dass und wie sich das Gerät konkret bei Regen und mit welchen Handschuhen bedienen lässt. Mittlerweile können die Kontrolleure Informationen auch einsprechen oder müssen nur noch ein Kürzel eingeben. Wenn mehrere Mitarbeitende für einen Bereich zuständig sind, kann die Reihenfolge der Begehung festgelegt werden – alles Dinge, auf die man nur kommt, wenn man im direkten und regelmäßigen Austausch mit den Praktikern steht.

Wann ist ein Einsatz der App in einer Kommune aus Ihrer Sicht nicht sinnvoll?

Schwierige Frage. Eigentlich gibt es keinen Grund. Die Situation ist: Passiert in dem Zuständigkeitsbereich eines Bauhofs ein Unfall, dann ist der Bauhof in der Pflicht, nachweisen zu können, dass er seine Arbeit der Vorgabe entsprechend gemacht hat. Das geht eigentlich nur mit einer revisionssicheren Software. Das ist auch nicht von der Größe des Bauhofs abhängig – so ein Nachweis wird in einem Schadensfall immer verlangt.

Gibt es noch weitere Angebote für Bauhöfe, an denen Sie aktuell arbeiten?

Ja – tausende. Vor allem das Thema Inventarisierung von Objekten in Städten und deren Zustandsbewertung ist immer mehr ein Teil unserer Tätigkeit. Auch das Thema Spielplatzunterhaltung, Statistiken und Bereitstellung der über das Zeitpad erfassten Informationen an andere Programme, wie zum Beispiel GIS-System, wird immer mehr angefragt.

Faktor Geld

Die Teilnehmenden des Online-Lehrgangs zur Bauhofleitung vom März 2022 antworteten auf die Frage, inwieweit Geld ein Hindernisgrund sei, eher verhalten. Auch Weißer vom VKU bestätigt diesen Eindruck: „Natürlich spielt Geld immer eine Rolle. Aber es ist nun einmal so: An Digitalisierung kommt keine Gemeinde und kein Bauhof vorbei. Wir wollen und müssen uns als moderner, effizienter Betrieb präsentieren – auch gegenüber Mitarbeitenden und der Bürgerschaft. Abgesehen davon bietet eine digitale Dokumentation nicht wegzudiskutierende Vorteile im Schadensfall, wenn es um die Frage der Haftung geht. Letztlich bedeutet das: Bauhöfe, das heißt die dahinterstehenden Gemeinden, müssen hier investieren.“ Insofern scheint Geld nur solange nicht zur Verfügung zu stehen, solange es keine guten Argumente für die Notwendigkeit eines digitalen Bauhofs gibt.

Die Argumente für eine digitale Umstellung sind z. B.:

  • digitaler Nachweis der durchgeführten Kontrolle/Mangelbeseitigung etc. im Schadensfall
  • Kosteneinsparung, wenn Daten zentral für alle damit verknüpften Prozesse zur Verfügung stehen
  • Gemeinde/Bauhof gilt als modern, zeitgemäß und professionell auch gegenüber ihrer Bürgerschaft (digitale Belege ihres Tuns, z.B.
  •  transparente Kostenaufstellung)
  • Betrieb ist attraktiv für künftige Mitarbeitende

 

Faktor Gespür

Bei aller Notwendigkeit und möglicher Technik ist laut Weißer auch bei der Digitalisierung letztendlich ein großes Maß an Intuition gefragt. „Bei uns im Baubetriebshof Bruchsal arbeiten wir sowohl mit digitalen als auch mit analogen Berichtsheften für unsere Auszubildenden. Wenn wir in einer digitalen Lösung den besseren Weg sehen, schlagen wir diesen Weg ein. Man muss ein Gespür dafür haben, an welcher Stelle der digitale Weg von Vorteil ist und an welcher Stelle es betriebliche Vorteile bringt, die Umstellung auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben. Digitalisierung hat auch in den Baubetriebshöfen in der Coronazeit einen deutlichen Schub erfahren, der Einstieg und die Umsetzung ist lediglich eine Frage der Zeit.“

Die Autorin

Sonja Mayer, Chefredaktion

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